Entradas

En busca de la presentación eficaz

Todos hemos asistido a una presentación en la que podemos confesar que nos hemos aburrido, no hemos sido capaces de sacar una conclusión clara o que simplemente nos costaba prestar atención.

¿Cómo evitar que nuestros oyentes sufran la llamada “muerte por PowerPoint”?

Más allá de las numerosas técnicas de oratoria, nos vamos focalizar en la parte visual de la presentación, intentando desgranar el proceso lógico e idóneo para contribuir a la conexión entre nuestro contenido y nuestro público.

Para empezar debemos tomarnos un tiempo antes de sentarnos delante del ordenador y comenzar a crear diapositivas, para reflexionar sobre algunos puntos:

UN OBJETIVO CLARO

Parece algo obvio, pero es realmente necesario que nos fijemos un objetivo claro. Es tentador querer abarcar varios objetivos y pretender cubrir un amplio espectro en una misma presentación, pero si queremos que nuestra audiencia saque conclusiones claras y concisas, también nosotros debemos serlo.

Quizá nuestro objetivo no deba ser mostrar la evolución de las ventas anuales, sino convencer y motivar a la red de ventas, haciéndoles ver que su esfuerzo ha merecido la pena. Y en ambos casos la manera de representarlo es bien distinta.

LEER Vs ESCUCHAR

En muchas ocasiones la presentación se utiliza para plasmar datos, recopilar informes, resumir cuentas, etc. Es decir, lo que estamos haciendo es un documento, no una presentación.

Si lo que queremos es ofrecer toda es información a nuestra audiencia, lo más recomendable es entregar un documento al finalizar el acto. Existen programas mucho más apropiados para crear documentos que cualquier de los que veremos a continuación.

Una presentación NO es un documento de texto adornado.

Está demostrado científicamente que la efectividad del cerebro disminuye cuando intentamos realizar varias tareas simultáneas, ya que el cerebro se concentra en los conceptos secuencialmente, de uno en uno, según explica el Dr. John Medina en su libro Brain Rules (http://www.brainrules.net/).

Resulta por tanto contraproducente saturar de información una dispositiva, que el público no podrá leer si pretende además escuchar al orador. Es mucho más eficaz limitarnos a conceptos visuales mucho más escuetos que el propio orador se ocupará de explicar y desarrollar en su discurso.

HAY VIDA MÁS ALLÁ DE POWERPOINT

No todas las herramientas sirven para lo mismo y sobre todo no tienen la misma efectividad según las necesidades de cada presentación.

Entramos el eterno debate entre PowerPoint y Keynote (exclusivo para Mac), y aunque somos conscientes de que la mayoría de las multinacionales entregan ordenadores con sistema operativo Windows a sus empleados, nos decantamos por Keynote por la calidad de sus gráficos, la estabilidad en la inclusión de elementos multimedia, lo intuitivo de los procesos, las posibilidades de exportación, etc. Esto no quiere decir que la herramienta de Windows no sea útil, de hecho será nuestra primera opción si buscamos la máxima compatibilidad entre usuarios.

Además, desde hace unos años disponemos también de Prezi, un software que combina el movimiento, el zoom y un escenario continuo por que el que desplazarse.

“Prezi está contribuyendo a la reinvención del arte de presentar” Chris Anderson, CEO en TED.

Un soporte ideal para compartir nuestra presentación, incluso para editarla simultáneamente por varios usuarios, capaz de reproducirla de manera remota y que conserva aún la capacidad de sorprender, pese a sus 30 millones de usuarios en todo el mundo.

Sin embargo, tiene sus limitaciones y si lo que queremos por ejemplo es una constante aparición de elementos, no es el programa más adecuado.


Habiendo reflexionado sobre estas 3 cuestiones básicas, es recomendable comenzar realizando un esquema, si es posible mejor en lápiz y papel, ya que está demostrado que así ayudamos a desbloquear el cerebro y fomentamos la creatividad.

Una vez tengamos el contenido claro, es hora de traducirlo a un lenguaje visual más atractivo, haciendo un ejercicio de conceptualización visual (organización de los conceptos y visualización gráfica de los mismos).

La cultura visual que posee cualquier individuo por el mero hecho de recibir millones de impactos visuales al día, hace que seamos capaces de sentirnos atraídos por unas imágenes más que por otras, es decir disponemos un criterio visual adquirido.

Por ello, esa conceptualización visual es necesario tratarla con criterios de diseño, que contribuyan a obtener la SIMPLICIDAD, CLARIDAD Y BREVEDAD, que harán nuestra presentación eficaz y memorable.


En el próximo post completaremos esta información con los aspectos estéticos del proceso.