En busca de la presentación eficaz

Todos hemos asistido a una presentación en la que podemos confesar que nos hemos aburrido, no hemos sido capaces de sacar una conclusión clara o que simplemente nos costaba prestar atención.

¿Cómo evitar que nuestros oyentes sufran la llamada “muerte por PowerPoint”?

Más allá de las numerosas técnicas de oratoria, nos vamos focalizar en la parte visual de la presentación, intentando desgranar el proceso lógico e idóneo para contribuir a la conexión entre nuestro contenido y nuestro público.

Para empezar debemos tomarnos un tiempo antes de sentarnos delante del ordenador y comenzar a crear diapositivas, para reflexionar sobre algunos puntos:

UN OBJETIVO CLARO

Parece algo obvio, pero es realmente necesario que nos fijemos un objetivo claro. Es tentador querer abarcar varios objetivos y pretender cubrir un amplio espectro en una misma presentación, pero si queremos que nuestra audiencia saque conclusiones claras y concisas, también nosotros debemos serlo.

Quizá nuestro objetivo no deba ser mostrar la evolución de las ventas anuales, sino convencer y motivar a la red de ventas, haciéndoles ver que su esfuerzo ha merecido la pena. Y en ambos casos la manera de representarlo es bien distinta.

LEER Vs ESCUCHAR

En muchas ocasiones la presentación se utiliza para plasmar datos, recopilar informes, resumir cuentas, etc. Es decir, lo que estamos haciendo es un documento, no una presentación.

Si lo que queremos es ofrecer toda es información a nuestra audiencia, lo más recomendable es entregar un documento al finalizar el acto. Existen programas mucho más apropiados para crear documentos que cualquier de los que veremos a continuación.

Una presentación NO es un documento de texto adornado.

Está demostrado científicamente que la efectividad del cerebro disminuye cuando intentamos realizar varias tareas simultáneas, ya que el cerebro se concentra en los conceptos secuencialmente, de uno en uno, según explica el Dr. John Medina en su libro Brain Rules (http://www.brainrules.net/).

Resulta por tanto contraproducente saturar de información una dispositiva, que el público no podrá leer si pretende además escuchar al orador. Es mucho más eficaz limitarnos a conceptos visuales mucho más escuetos que el propio orador se ocupará de explicar y desarrollar en su discurso.

HAY VIDA MÁS ALLÁ DE POWERPOINT

No todas las herramientas sirven para lo mismo y sobre todo no tienen la misma efectividad según las necesidades de cada presentación.

Entramos el eterno debate entre PowerPoint y Keynote (exclusivo para Mac), y aunque somos conscientes de que la mayoría de las multinacionales entregan ordenadores con sistema operativo Windows a sus empleados, nos decantamos por Keynote por la calidad de sus gráficos, la estabilidad en la inclusión de elementos multimedia, lo intuitivo de los procesos, las posibilidades de exportación, etc. Esto no quiere decir que la herramienta de Windows no sea útil, de hecho será nuestra primera opción si buscamos la máxima compatibilidad entre usuarios.

Además, desde hace unos años disponemos también de Prezi, un software que combina el movimiento, el zoom y un escenario continuo por que el que desplazarse.

“Prezi está contribuyendo a la reinvención del arte de presentar” Chris Anderson, CEO en TED.

Un soporte ideal para compartir nuestra presentación, incluso para editarla simultáneamente por varios usuarios, capaz de reproducirla de manera remota y que conserva aún la capacidad de sorprender, pese a sus 30 millones de usuarios en todo el mundo.

Sin embargo, tiene sus limitaciones y si lo que queremos por ejemplo es una constante aparición de elementos, no es el programa más adecuado.


Habiendo reflexionado sobre estas 3 cuestiones básicas, es recomendable comenzar realizando un esquema, si es posible mejor en lápiz y papel, ya que está demostrado que así ayudamos a desbloquear el cerebro y fomentamos la creatividad.

Una vez tengamos el contenido claro, es hora de traducirlo a un lenguaje visual más atractivo, haciendo un ejercicio de conceptualización visual (organización de los conceptos y visualización gráfica de los mismos).

La cultura visual que posee cualquier individuo por el mero hecho de recibir millones de impactos visuales al día, hace que seamos capaces de sentirnos atraídos por unas imágenes más que por otras, es decir disponemos un criterio visual adquirido.

Por ello, esa conceptualización visual es necesario tratarla con criterios de diseño, que contribuyan a obtener la SIMPLICIDAD, CLARIDAD Y BREVEDAD, que harán nuestra presentación eficaz y memorable.


En el próximo post completaremos esta información con los aspectos estéticos del proceso.

La importancia del detalle

La organización de cualquier acto o evento no es un trabajo sencillo, la elección del espacio, el programa del acto, la recepción de los invitados, la coordinación entre los distintos proveedores, invitaciones, regalos, hoteles, transporte, catering, presupuestos, producción audiovisual…., todo esto y mucho más forma parte de una larga lista de responsabilidades que hemos de tener en cuenta si queremos ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes en la organización de sus eventos.

Cuando empresas e instituciones organizan eventos, no sólo el contenido de los mismos afecta a su imagen, el éxito en la organización es fundamental para conseguir una buena percepción de la marca.

La diferencia entre un evento convencional y un evento memorable reside principalmente en el cuidado de los pequeños detalles, que en muchos casos no son percibidos de manera consciente o inmediata por parte de aquel que los disfruta, sin embargo, son estos detalles los encargados de ir creando en su mente un patrón de diferenciación favorable frente a otras experiencias ya vividas, lo que se traduce en una valoración altamente positiva y memorable del evento y de la marca.

Pero el cuidado del detalle no solo afecta al proyecto en su fase de exhibición, va mucho más allá y en la mayoría de los casos es el principal responsable de la buena relación cliente/proveedor, facilitando la comunicación y empatía entre ambos, consolidando sus relaciones profesionales y finalmente, fidelizando al cliente.

Música y eventos: un mundo de emociones

Son de sobra conocidos los múltiples beneficios que la música aporta a nuestras vidas, capaz de transformar nuestros estados de ánimo, la música esta presente en la mayoría de nuestros recuerdos, a los que con frecuencia asociamos una melodía determinada. Íntimamente ligada a las artes escénicas, la música es la máxima responsable a la hora de arrancarnos una sonrisa, provocar una lágrima o hacernos estremecer de pánico en nuestra butaca. Al igual que no concebimos una película sin su banda sonora, sin la cual no sería capaz de transmitir plenamente las emociones, no podemos plantearnos una reunión de empresa, una convención o el lanzamiento de un nuevo producto sin contar con un buen apoyo musical.

Científicos como la profesora Caroline van Niekerk de la universidad de Pretoria nos demuestra a través de su estudio “Improving Quality of Meetings” algunas de las propiedades de la música que hacen de esta, una herramienta fundamental en la producción de un evento. De igual manera, Lenn Millbower, training leader de Walt Disney y experto en integración de la música en todos los ámbitos de la comunicación, también nos habla de sus muchos beneficios: “la música establece un ambiente positivo, ayuda a la memorización y a la secuenciación, fomenta la creatividad, aumenta la cohesión, la participación y el trabajo en equipo, libera del estrés y genera empatía y buen humor.”

Hoy en día, no se concibe un evento por pequeño que este sea sin una cuidada selección musical para enfatizar, como si de una banda sonora se tratara, los momentos más importantes del mismo.

La utilización de la música en actividades de teambuilding, formación o de relación social están claramente valoradas en los departamentos creativos de cualquier agencia, así como otras propuestas relacionadas con el empleo de la música como vehículo para facilitar la comunicación, tales como la personalización de canciones de éxito a las que se les adapta la letra para transmitir de esta manera los principales mensajes e ideas que se quieran comunicar, la contratación de músicos para la amenización del evento o la realización de vídeos de carácter motivacional en los que la banda sonora juega un papel fundamental.

Vídeos 360º. Más cerca de la realidad

El mundo digital ha transformado la forma de contar las historias.

La tecnología ha facilitado nuevas herramientas narrativas para dar forma a nuestras ideas, abriendo caminos que conducen a la creación de experiencias con un denominador común: la interactividad.

 

El pasado mes de julio, Facebook daba un paso más en su estrategia lanzando en exclusiva un vídeo 360º integrado en la promoción de “Star Wars: El despertar de la Fuerza”, la última entrega de la saga.

 

Lo cierto es que desde hace apenas un par de meses, los usuarios disfrutan ya de la innovadora visualización de los vídeos 360º en la mayoría de las plataformas, y en un corto periodo de tiempo se podrán ver en todas ellas.

Los videos en 360º te permiten sumergirte en el contenido que estás mirando, dándote la posibilidad de mirar alrededor, elegir el ángulo en que deseas ver el contenido y experimentarlo como si estuvieras allí.

 

Casi sin darnos cuenta, estamos dejando de ver películas para empezar a jugar con ellas, una tendencia que no escapa al planteamiento creativo de Ingenio3, que encuentra en esta nueva forma de expresión digital la oportunidad de crear una propuesta de valor para sus clientes.

 

Con el vídeo 360º y su aplicación en experiencias virtuales, la realidad es que todo acaba siendo interpretado por el espectador y la historia ya no pertenece únicamente al punto de vista de su creador.

Watchout, tecnología espectacular para eventos

Crear pantallas de gran tamaño y adaptarlas a la arquitectura propia de cada localización y de cada producción audiovisual, integrando imagen 3D, grafismo 2D, audio y vídeo en alta definición. Todo esto es posible gracias a Watchout, un software de última generación que la empresa sueca Dataton pone en mano de los profesionales que nos dedicamos a la producción de eventos.

Watchout comenzó a comercializarse a finales de los años 90, coincidiendo con los grandes avances de la tecnología aplicados al sector audiovisual y más concretamente al desarrollo de los equipos de proyección, lo que supuso la transición de los proyectores de diapositivas a los proyectores de vídeo.

Desde entonces la evolución tanto del software como del hardware aplicado a la producción de eventos ha sido espectacular, disponiendo en la actualidad de equipos y programas que nos permiten trabajar en unas calidades de imagen inimaginables hace una década.

En la actualidad, Watchout está presente tanto en platós de televisión como en entornos museísticos, parques temáticos, juntas de accionistas o cualquier otro evento en el que se requiera una herramienta eficaz y estable, específicamente diseñada para ofrecer todo tipo de recursos técnicos y creativos a la hora de concebir un evento espectacular.

En Ingenio3 integramos dentro de nuestra estructura organizativa departamentos de producción audiovisual (creatividad, infografía, posproducción de vídeo, etc.) y de soporte técnico para eventos (tecnología y equipos audiovisuales), para tener un control total en cada proyecto y unos conocimientos sobre Watchout que nos permiten aprovechar al máximo está potente herramienta.

 

watchout